Bij Schoolbestuur Sint-Paulus vzw nemen we jouw privacy ter harte. In deze privacyverklaring geven we een extra woordje uitleg bij de persoonsgegevens die wij verwerken.
Met deze privacyverklaring willen wij je informeren over het waarom en de wijze waarop onze scholen jouw persoonsgegevens verwerken.
Schoolbestuur Sint-Paulus vzw, KBO-nummer: 0410.414.621 met zetel te Stationsstraat 16, 3440 Zoutleeuw, RPR Leuven en zetel van de rechtbank te Leuven, is de organisator van onderwijs binnen de volgende scholen:
GVBS De Bron, Linterseweg 10, 3440 Budingen
GVBS Hupsakee, Dorpsstraat 7B, 3450 Geetbets
GVKS De Kiem, Rectorijstraat 2, 3470 Ransberg
GVBS De Kleine Wereld, Dorpsstraat 32, 3381 Kapellen
GVBS De Knipoog, Ketelstraat 27A, 3454 Rummen
GVBS De Regenboog, Grote steenweg 282, 3350 Drieslinter
GVBS De Regenboog, Grote steenweg 62, 3350 Neerlinter
GVBS Sint-Leonardus, Stationsstraat 16, 3440 Zoutleeuw
GVBS Stap Voor Stap, Hollestraat 22, 3300 Hakendover
GVBS Te Velde, Hogenstraat 67 en 67X, 3450 Hogen
GVBS De Trip Trap, Schoolstraat 1-14, 3470 Kortenaken
GVBS De Wijsneus, Sint-Genovevaplein 8, 3300 Oplinter
GVBS Mariadal, Klein Overlaar 3, 3320 Hoegaarden
GVKS De Wegwijzer, Oude Kerkstraat 2, 3350 Orsmaal
GVBS Immaculata, Alexianenweg 25, 3300 Tienen
GVBS Sint-Jozef, Waaibergstraat 5, 3300 Tienen
GVBS De Toermalijn, Hannuitsesteenweg 213 en Potstraat 12, 3300 Tienen
GVBS Onze-Lieve-Vrouw, Rijschoolstraat 2, 3300 Tienen
VIA 1, Waaibergstraat 43, 3300 Tienen
VIA 2, Waaibergstraat 45, 3300 Tienen
VIA 3, Waaibergstraat 45, 3300 Tienen
Sint- Leonardusinstituut, Bethaniastraat 1A, 3440 Zoutleeuw
Sint- Tarcisiusinstituut, Predikherenstraat 1, 3440 Zoutleeuw
BuBaO Mariadal, Klein Overlaar 3, 3320 Hoegaarden
BuBaO De Oogappel, Sint-Truidensestraat 14, 3440 Zoutleeuw
BuSo Mariadal, Klein Overlaar 3, 3320 Hoegaarden
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij maatregelen die waarborgen dat jij:
Meer informatie over jouw rechten kan je vinden onder punt 6 van deze privacyverklaring.
Wij hebben op school een aanspreekpunt informatieveiligheid aangeduid. Dit is de persoon die je binnen de school het eerste aanspreekt in verband met vragen rond je privacy.
Daarnaast doen we beroep op de Data Protection Officer van Katholiek Onderwijs Vlaanderen. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens en die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van jouw persoonsgegevens door ons.
Je kunt het aanspreekpunt informatieveiligheid en de Data Protection Officer contacteren via de kanalen vermeld onder punt 7 van deze privacyverklaring.
In het onderwijs gebruiken we persoonsgegevens voor verschillende doelstellingen.
2.1.1 Wat houdt dit in?
In het kader van de organisatie van het onderwijs verwerken wij een aantal gegevens van de leerling en de ouders. We gebruiken deze gegevens onder andere voor:
De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van de onderwijs- en leerlingenadministratie worden verder ook verwerkt voor statistische doeleinden. In het bijzonder om de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten te analyseren en te bewaken.
2.1.2 Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens:
2.2.1 Wat houdt dit in?
Als school bieden wij een kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding aan. Deze begeleiding heeft tot doel het bevorderen van jouw totale ontwikkeling, het verhogen van jouw welbevinden, het voorkomen van vroegtijdig schoolverlaten en het creëren van meer gelijke onderwijskansen. Op die manier draagt het bij tot het functioneren van jou in de schoolse én maatschappelijke context. Deze leerlingenbegeleiding situeert zich op vier verschillende domeinen:
Zonder jouw persoonsgegevens is deze kwaliteitsvolle begeleiding niet mogelijk.
Daarnaast kan het zijn dat jij het moeilijk hebt om je aan bepaalde regels van het schoolreglement te houden (bv. pestgedrag). In het kader van dit 'grensoverschrijdend gedrag’ verzamelen wij persoonsgegevens van alle personen die bij het aangekaarte gedrag betrokken zijn.
2.2.2 Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens, die ook zogenaamde gevoelige gegevens kunnen omvatten:
2.2.3 Hoe verzamelen we deze gegevens?
Deze gegevens worden opgevraagd bij het begin van je inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat jij school loopt. Sommige gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school en worden gebruikt om je optimaal verder te begeleiden.
2.2.4 Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
Leerlingenbegeleiding is decretaal vastgelegd in volgende decreten:
Jij en je ouders hebben een overeenkomst met de school. Door ondertekening van het pedagogisch project en het schoolreglement gaan jij en je ouders ermee akkoord dat de school de taak op zich neemt om jou te begeleiden.
2.2.5 Met wie delen we deze gegevens?
Onze medewerkers die jouw persoonsgegevens nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot deze gegevens. Die medewerkers handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
We kunnen kwaliteitsvolle leerlingenbegeleiding echter niet alleen bieden. Daarom doen we een beroep op externe partners die ons daarbij helpen. Met hen kunnen we dan ook jouw gegevens uitwisselen. Deze partners zijn in hoofdzaak:
We dragen gegevens over aan een nieuwe school om jouw begeleiding verder te zetten en dit volgens de specificaties van de onderwijswetgeving. Gegevens i.v.m. tucht zullen nooit aan andere scholen overgedragen worden.
Enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen jouw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- of onderzoeksdiensten en het gerecht.
2.2.6 Hoe lang bewaren we deze gegevens?
We bewaren deze gegevens maximaal 2 jaar nadat je onze school verlaten hebt.
2.3.1 Wat houdt dit in?
We verzamelen jouw persoonsgegevens wanneer jij spontaan je CV opstuurt of solliciteert voor een vacature. Daarnaast kunnen wij je persoonsgegevens ook verzamelen bij derden, zoals andere schoolbesturen in de scholengemeenschap. Na ontvangst van je sollicitatie kunnen wij ook gegevens over jou verzamelen tijdens sollicitatiegesprekken en middels vragenlijsten waarmee we nadere informatie over je kwalificaties, vaardigheden, ervaring en arbeidsverleden verkrijgen.
2.3.2 Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
2.3.3 Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
Wij verzamelen je persoonsgegevens voor het nemen van alle noodzakelijke stappen alvorens een overeenkomst met jou aan te gaan en om te voldoen aan overige wettelijke verplichtingen die op ons rusten in het kader van de sollicitatieprocedure, zoals op grond van wetgeving die het bieden van gelijke kansen garandeert. Om deze redenen kunnen wij ook de bijzondere categorieën van persoonsgegevens verzamelen, met name ten aanzien van je gezondheid (of jij bijzondere behoeften hebt), voor zover deze informatie voor een bepaalde functie relevant is en valt binnen de wettelijk vastgestelde beperkingen, zoals op grond van het arbeidsrecht en het socialezekerheidsrecht.
Je bent verplicht deze gegevens te verstrekken. Indien je jouw persoonsgegevens niet verstrekt, zijn wij helaas niet in staat de sollicitatieprocedure naar behoren op te starten, uit te voeren en aan te sturen.
2.3.4 Met wie delen we deze gegevens?
Sollicitatiegegevens worden verwerkt binnen het schoolbestuur of binnen de scholengemeenschap. Je gegevens kunnen door alle scholen van het schoolbestuur of van de scholengemeenschap gebruikt worden in het kader van een wervingsreserve.
2.3.5 Hoelang bewaren we deze gegevens?
Je gegevens worden bewaard gedurende de sollicitatieprocedure en voor een periode van 24 maanden (2 jaar) na afloop daarvan. Na deze termijn worden jouw gegevens gewist, tenzij je wordt aangenomen en wij een dienstverband met je zullen aangaan.
2.4.1 Wat houdt dit in?
Wij verzamelen je persoonsgegevens om – in de brede zin van het woord – uitvoering te kunnen geven aan de arbeidsovereenkomst die het schoolbestuur met jou gesloten heeft. Verwerking gebeurt hoofdzakelijk voor:
2.4.2 Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?
2.4.3 Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
We gebruiken deze gegevens om uitvoering te geven aan de arbeidsovereenkomst die we met jou gesloten hebben. We gebruiken ze ook om aan de wettelijke verplichting die op schoolbesturen rust, te voldoen. Met name artikel 23bis §17 van het Decreet betreffende de rechtspositie van sommige personeelsleden van het gesubsidieerd onderwijs.
2.4.4 Met wie delen we deze gegevens?
2.4.5 Hoelang bewaren we deze gegevens?
Je gegevens worden bewaard zolang je in dienst bent binnen het schoolbestuur en deze noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze verzameld werden of zolang relevante wet- of regelgeving dat voorschrijft.
Cookies zijn kleine tekstbestanden die op jouw apparaat worden opgeslagen. De websites van onze scholen gebruiken geen cookies.
Je kunt als leerling gebruik maken van het (draadloos) netwerk van onze school. Wanneer je dit doet, worden volgende gegevens verzameld: het ID waarmee jij je aanmeldt (bijvoorbeeld je gebruikersnaam of leerlingennummer), het MAC-adres ter identificatie van jouw toestel en jouw surfgedrag (zoals het type informatie dat je zoekt en de voorkeuren voor bepaalde websites).
Wij verzamelen deze gegevens vanuit het gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons netwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren voor het ID waarmee werd aangemeld op het netwerk.
Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of we daartoe vermoedens hebben. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.
Soms kan het gebeuren dat de school een specifieke verwerking van persoonsgegevens doet buiten de leerlingen- en personeelsadministratie of de leerlingenbegeleiding om. Voor deze specifieke verwerkingen zullen wij je steeds informeren en waar nodig toestemming vragen. Zo zal de school toestemming aan jou of je ouders vragen voor het specifieke gebruik van foto’s of video’s waar jij herkenbaar op staat (bijvoorbeeld indien we dit beeldmateriaal willen publiceren op de website) of wij vragen je toestemming om een adressenlijst te verspreiden binnen de groep ouders van de klas.
Deze gegevens worden opgevraagd bij het begin van je inschrijving op onze school of worden verzameld tijdens de periode dat jij school loopt. Sommige administratieve gegevens kunnen we ook verkrijgen vanuit je vorige school.
Wat is de rechtmatigheid om deze gegevens te gebruiken?
We vragen deze gegevens op omdat:
De medewerkers die effectief toegang nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen inzage in jouw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
Administratieve gegevens worden uitgewisseld met de diensten van het departement onderwijs en het CLB. Dit om te voldoen aan de decretale verplichtingen die op de scholen rusten.
Bij een schoolverandering kan de nieuwe school bepaalde gegevens vanuit de oude school ontvangen zoals geregeld in de onderwijswetgeving.
In het kader van georganiseerd leerlingenvervoer worden deze gegevens ook uitgewisseld met De Lijn.
In het kader van geschillen kunnen we deze gegevens delen met ondersteunende partijen, bv. de raadsman van de school.
We bewaren jouw persoonsgegevens maximum 2 jaar nadat je de school hebt verlaten. Voor het bewaren van sommige gegevens baseren we ons echter op de vastgestelde bewaartermijnen die terug te vinden zijn in de documenten ‘Bewaartermijn van Leerlinggebonden documenten’ (Bao/2005/03) en (SO/2003/02) die door de overheid hiervoor werden vastgelegd. Daarna worden ze verwijderd, geanonimiseerd of gearchiveerd conform de geldende regelgevingen.
Je persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
Met verwerkers van persoonsgegevens zijn afspraken gemaakt over hoe ze de persoonsgegevens in onze opdracht moeten verwerken. Dat gebeurde aan de hand van verwerkersovereenkomsten. Op onze scholen worden onderstaande platformen van verwerkers gebruikt bij de verwerking van persoonsgegevens:
Smartschool (Smartbit), Iomniwize (Plantyn), Scoodle (Plantyn), Wisad (Wisa), Schoolware (Wisa) Diplon (Licquid), IRIS (CLB en Onderwijs Vlaanderen), VLL (Zwijsen), VSVS (Zwijsen), Ziezo SP en Taal (Zwijsen), zoWISo (Zwijsen), Estafette, Dag Loeloe!, Dag Pompom! (Zwijsen), Office 365 (Microsoft), Questi (Questi BV), Bingel (Van In), Gimme (Gimme), Kweetet (Die Keure), Rapport-Online (Eiko BVBA)
Je hebt steeds recht op toegang tot en inzage van jouw persoonsgegevens die door ons worden verwerkt. Wij zullen je in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien jij hierom verzoekt.
Je hebt altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.
Indien je de juistheid van bepaalde persoonsgegevens betwist, kan je om een beperking van de verwerking verzoeken. Tijdens deze periode zullen we de juistheid van de persoonsgegevens controleren. Wanneer je het recht op de beperking van de verwerking hebt verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.
Wanneer de verwerking gebaseerd is op je toestemming, dan heb je het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
Wanneer jouw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd of openbaar belang, dan kan je bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens. We zullen dan het gerechtvaardigd belang of openbaar belang aantonen.
Je hebt het recht om zonder onredelijke vertraging de verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen. Echter niet alle persoonsgegevens kunnen zomaar verwijderd worden en dit vanwege de wettelijke bewaartermijnen die we moeten respecteren.
In volgende gevallen kunnen wij jouw persoonsgegevens wissen:
Voor wat betreft de verwerking van jouw persoonsgegevens op basis van jouw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met jou, dan kan jij ons vragen om jouw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar jou door te sturen zodat jij deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.
In alle scholen van schoolbestuur St.- Paulus VZW worden noch jij of je ouders onderworpen aan eender welke vorm van geautomatiseerde besluitvorming.
Om eerder vermelde rechten uit te oefenen kan je een schriftelijke aanvraag richten aan de school op volgende wijze:
per e-mail: privacy@sbsintpaulus.be
Bij de uitoefening van jouw recht vragen wij je om duidelijk aan te geven op welk recht jij je wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) jij je eventueel verzet of welke toestemming je wenst in te trekken.
Indien jij een vraag of probleem hebt over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan je contact met ons opnemen via het aanspreekpunt informatieveiligheid (AIV) van de school: privacy@sbsintpaulus.be
Hierbij vermeld je steeds de volgende gegevens: naam en adres van de school, je eigen naam en e-mailadres zodat het AIV je vraag verder kan afhandelen.
Indien je contact wenst op te nemen met de Data Protection Officer DPO kan je dit doen op het volgende adres: dpo@katholiekonderwijs.vlaanderen
Hierbij vermeld je steeds de volgende gegevens: naam en adres van de school, instellingsnummer, je naam en e-mailadres zodat de DPO je vraag verder kan afhandelen.
Indien je niet tevreden bent met ons antwoord, indien je opmerkingen hebt omtrent de uitoefening van jouw rechten of indien je meent dat onze verwerking van jouw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de huidige wetgeving, dan heb je het recht om hierover een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit. Alle informatie hieromtrent, kan gevonden worden op https://overheid.vlaanderen.be/vlaamse-toezichtcommissie